予約システム導入記

2018年11月19日 / 最終更新日 : 2018年12月6日辻有里香

皆様こんにちは。東京はすっかり冬めいてきました。

実は、数ヶ月前に「予約システム」というのを導入しました！すごいでしょ？本格的な教室って感じですよね。

今までは、Google Calendarを埋め込んで、そこから空いている時間をアバウトに書いてあるので、生徒さんがメールして、私が詳しい時間返信、生徒さんに返事もらう予約確定。だったのですが、これで生徒さんがそのままポチッとして、情報入力して、カード支払いもできて終わりです。私にも生徒さんにも、前日確認のメールが自動で来るんです。

システムを既成のものを自分の教室に当てはめるというのが、なかなか難しかったです。とはいえ、オリジナルで作ってもらうと莫大な金額がかかるでしょうし、こちらのシステムだと良心的な値段で、利用させてもらえ、問い合わせたいことがあればチャットで速攻で対応してくれます。

まず、40分　50分　60分という3種のレッスン時間があるので、それをきちんとパズルのように組み立てて、無駄なく入れないと、回数制の生徒さんが全員好きな回数だけ入ることができません。

例えば、60分レッスンの人に合わせて、午後3時から午後4時という枠を設定してしまうと、40分の予約があった場合20分が空き時間になってしまうんですよね。

そこで考えました。ページを3種類作り色分けし、それぞれのページで個別で管理するんです。午後3時からだと　40分まで　50分まで午後4時までの3ページが存在するということですね。月謝制の人が午後3時まで入っていて、その後が回数制の生徒さんのためにあいているとしたら、こういう設定をしていけばいいわけです。

そしてその枠が埋まったら、例えば40分希望の生徒さんの予約が入ったとします。その後にまた午後3時40分からの枠を私が設定します。という感じです。

なかなか管理が複雑で、やる意味あるのかな？合理化したのに合理化になってないんじゃ？と悩みましたが、ようやく3ヶ月目くらいにして慣れてきて、合理化した意味が出てきました。何より生徒さんが、便利便利！と喜んでくださっています。

こういうシステムにしたら、機械に弱いから無理、パソコンはちょっとという生徒さんがいらっしゃるかな？と思ったのですが、見事に皆無。うちは、結構以前から、年配の方もメールアドレスを持っていらして、早くからBCCシステムを取り入れていました。私が楽になりたい。なるべく、事務仕事じゃなくてレッスンがしたい。ということと、何より新しもの好きなんです！笑）私より年上の生徒さんも、若い生徒さんに聞いたりして、どんどん使いこなしてくださっていて、感謝です。皆さんすばらしい。

そして、年度代わりのお月謝改定のときにどうするかですね。やっと今日システム元のスタッフさんに、こうやったらどうですかって、提案していただいたので、頑張ってサクッと移行してみたいと思います。

もっと便利になればいいところないですかね？アイデア募集中です。